Đầu tư hợp lý công nghệ thông tin để quản lý doanh nghiệp

Rõ ràng, công nghệ thông tin (CNTT) có thể ví như “vũ khí lợi hại” để quản lý doanh nghiệp. Nền CNTT đã không ngừng phát triển để đưa ra hàng loạt sản phẩm CNTT phục vụ nhu cầu của các doanh nghiệp. Song, trong thực tế, không phải tất cả các doanh nghiệp đều có thể áp dụng CNTT vào quản lý doanh nghiệp một cách khôn ngoan.

Chúng tôi đã tiếp cận một số doanh nghiệp vừa và nhỏ tại TP.HCM và nhận ra những “lỗ hổng” trong cách tiếp cận CNTT của những đơn vị này. Thật sự là có không ít doanh nghiệp lúng túng khi chọn giải pháp CNTT để áp dụng cho việc quản lý doanh nghiệp.

Muôn màu sản phẩm CNTT và “muôn mặt” giá cả của sản phẩm CNTT trên thị trường, nhưng vấn đề ở đây không phải là giá cả, mà điều tiên quyết để doanh nghiệp chọn các gói giải pháp CNTT là sự đầu tư hợp lý. 

Cụ thể là các doanh nghiệp Việt Nam hiện phải biết “liệu cơm gắp mắm”, sử dụng các gói CNTT nào vừa túi tiền lại phát huy được hiệu quả trong điều kiện thực tiễn của mình. Xác định rõ thực trạng và nhu cầu về CNTT của doanh nghiệp để đầu tư đúng mức gần như là một nguyên tắc cơ bản mà doanh nghiệp cần phải “thuộc bài”.

Một chuyên gia CNTT chia sẻ: Các quy trình phải được chuẩn hóa trước khi đầu tư CNTT. Kế đến, doanh nghiệp cần xây dựng, thiết kế tổng thể hệ thống CNTT, lộ trình thực hiện để việc đầu tư không bị manh mún hoặc thừa thãi.

Theo các nhà hoạch định chiến lược đầu tư CNTT cho doanh nghiệp thì để tránh những lãng phí không cần thiết cho việc đầu tư CNTT còn cần phải “nghĩ lớn và bắt đầu nhỏ”.

Theo đó, doanh nghiệp cần nghĩ đến tương lai phát triển của mình, và chỉ cần đầu tư trước mắt những công nghệ vừa sức. Ngoài ra, cần phải đầu tư CNTT sao cho có thể sử dụng ngay nhưng có thể hiệu chỉnh theo nhu cầu và sau đó là tăng dần đều để đầu tư lâu dài, liên tục nâng cấp mang tính chiến lược.

Doanh nghiệp cần nhìn thấy những lợi ích thực tế qua việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý, tùy vào nhu cầu ở các cấp độ khác nhau của doanh nghiệp như: Lập trang web để quảng bá hình ảnh, thương hiệu;  Nâng cấp hệ thống CNTT để tăng khả năng hợp tác với đối tác; Tạo lợi thế cạnh tranh…

Để đầu tư CNTT hợp lý cũng cần phải căn cứ vào những điều kiện thực tế, chẳng hạn: Cơ sở vật chất về CNTT hiện tại; Số lượng các đơn vị thành viên (nếu có); Quy trình nghiệp vụ quản lý hiện tại của khách hàng… Trong đó, cơ sở vật chất về lĩnh vực CNTT là căn cứ quan trọng để xác định nên sử dụng loại hình công nghệ nào phù hợp, loại cơ sở dữ liệu nào nên sử dụng và hệ thống phần mềm nào để phù hợp với nghiệp vụ quản lý của công ty.

Lựa chọn công nghệ và nhà cung cấp uy tín là một nguyên tắc nữa mà doanh nghiệp không thể không tuân thủ. Trong hàng loạt sản phẩm CNTT của các nhà cung cấp khác nhau, nếu không có kiến thức và đủ tỉnh táo, doanh nghiệp có thể không chọn đúng giải pháp CNTT mà mình cần. Chẳng hạn sử dụng phần mềm gì, giá cả ra sao, khả năng phần mềm tương thích với phần cứng hay không…

Theo các chuyên gia CNTT thì tốt nhất doanh nghiệp có thể chọn một nhà cung cấp phần cứng có thể đáp ứng luôn được phần mềm và dễ dàng thay đổi được phần mềm theo yêu cầu.

Như vậy, việc nâng cấp, phát triển CNTT của doanh nghiệp trong tương lai dễ dàng hơn và các chi phí bỏ ra cũng sẽ được sử dụng hiệu quả. Với nhiều sản phẩm CNTT như phần mềm dùng thử, phầm mềm miễn phí, phần mềm thương mại với nhiều giá cả khác biệt, vì thế bắt buộc doanh nghiệp phải hiểu chính mình muốn gì từ hệ thống CNTT, từ đó mới có thể quyết định việc dùng phần mềm mã nguồn mở, phần mềm miễn phí, phần mềm giá rẻ hay phần mềm cao cấp…

Trong chương trình “Doanh nghiệp kỳ diệu" do Intel Việt Nam cùng Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) tổ chức mới đây, ông Mai Sean Cang - Tổng Giám đốc Intel Việt Nam chia sẻ: “Với sự phát triển của CNTT, các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam đang đứng trước cơ hội củng cố và mở rộng quy mô kinh doanh rất lớn. Các phần mềm và giải pháp thích hợp sẽ hỗ trợ các doanh nghiệp vận hành và cải thiện hiệu quả hoạt động đáng kể, tạo ra nhiều điều kỳ diệu cho doanh nghiệp vừa và nhỏ nói riêng và các doanh nghiệp Việt nói chung…".

Tuy nhiên để muốn đạt được “điều kỳ diệu” đó doanh nghiệp phải biết đầu tư hợp lý, chọn đúng giải pháp CNTT để mang lại hiệu quả thật sự cho mình

P.V